企業・組織に存在するデータの活用を支援する SharePoint
現在、SharePoint Server を導入されたお客様からのトレーニングのご依頼が増えています。あえて誤解を恐れずに言うならば、単純な「ファイル共有サーバー」としての使い方を選択されたお客様にとって SharePoint は「使いづらい WebDAV サーバー」として認識され、その展開や活用において非常に苦労されております。
SharePoint Server は企業・組織に存在するデータの活用を支援するためのプラットフォームとしてその力を発揮します。通常のファイル共有サーバーでできなかったことが SharePoint という Web アプリケーションを介することで、「企業において必要だった機能をもつサーバー」に進化することが可能になります。いくつかの「企業にとって必要な機能」の中で、もっとも利用されるだろう機能がドキュメントの管理とドキュメント内にあるデータの即時利用です。
ドキュメント・ライブラリーがもっている「履歴機能」はユーザーの誤操作による文書の消失を防ぎ、複数のユーザーによる共同作業を円滑に進めることが可能になります。ドキュメント・ライブラリーの「コンテンツ・タイプ」と「列」、そして Office のカスタム・プロパティを使うことで、これまでファイルをひとつひとつ開き、コピー＆ペーストして行っていた連結作業や、VBA による高度なマクロを使った（＝メンテナンスが難しい）複数ブック統合による集計が「ノンコーディング」でドキュメント・ライブラリーの「ビュー」上で可能になります。
さらにこのようなドキュメント・ライブラリーの使い方を行えば行うほど InfoPath と SharePoint のカスタム・リスト(フォーム・ライブラリー)によるデータ集計アプリケーションが如何に柔軟で容易にユーザーの手により開発できることを感じられるはずですが、残念ながら SharePoint をお使いのユーザー様、または提案・導入されたパートナー様が InfoPath と SharePoint の連携について詳しくご紹介、利用を検討するということがないという状況があります。
単純なファイル共有サーバーではなく、企業内・組織内のデータを活用するプラットフォームとして SharePoint をとらえ、SharePoint のもつ機能と現場の業務で必要な機能を組み合わせること、そしてそれをエンドユーザーに知らしめることが、SharePoint 活用・展開では非常に重要になります。
SharePoint の持つポテンシャルを最大限に活用するために
SharePoint がもつ機能は上述のような文書管理にとどまりません。文書管理およびそのデータの活用が可能になれば、それらを必要な権限をもつユーザーに対してだけ表示する「ポータル機能」が実現できます。データは静的なものではなく、常にドキュメント・ライブラリーやリストにある「動的」なデータの結果を表示することになります。
文書の活用が行われれば、ワークフローの機能を付加することで、その文書を組織で共有する文書として、いつ、だれが承認したかの履歴を残しながら、次にその文書が「行わなければならないタスク」を明確にすることが可能になります。
しかし、SharePoint は決して「魔法の箱」ではありません。
標準機能でできること、SPD(SharePoint Designer)を使えばできること、Visual Studioによる開発を行わなければできないこと、といった「レベル」が存在します。この境界線をある程度理解しながら、ユーザーの SharePoint 利用の成熟度にあわせて Share Point を進化させることが可能になります。決して Visual Studio による SharePoint 開発ができるようになることを強要するのではありません。ですが、どのラインからは標準でできないのか、を認識することが、その時点でもっとも有効に SharePoint の活用、展開を可能にするキーポイントであると考えます。
そのためには、ベースとなる知識はもちろんですが、業務にあわせて数ある SharePoint の機能から「使えそうな機能」をピックアップして、具体的な利用方法を検討し、適切にエンドユーザーに伝えることが必要となります。この「ピックアップする」部分と、「ベースとなる知識の習得」において、クリエ・イルミネートはお客様のご支援をいたします。
SharePoint 導入計画サービスをご活用ください
クリエ・イルミネートの「SharePoint 導入計画サービス」はベースのスキルを習得する「トレーニング」とお客様の業務にあった機能を質疑応答形式でピックアップしていく「ワークシップ」から構成されます。トレーニングとワークショップの比率はお客様の状況によって変更することが可能で、お客様の状況にもっとも適したサービスをご提供いたします。
サーバー、クライアント、管理者向け、開発者向け、エンドユーザー向けといったエリアに精通したプロフェッショナル達がお客様のニーズに合致するようにメニューをカスタマイズいたします。現在、SDPS のメニューとして公開しているものは以下になります。
- SharePoint 活用のための Office 連携ワークショップ & トレーニング
- SharePoint カスタマイズのための SharePoint Designer 入門
- SharePoint サーバー運用のためのサーバー管理者向けトレーニング
それぞれのサービスは 3 バウチャから承ります。(3 バウチャで1日トレーニングorワークショップ開催）
実機を使ったハンズオントレーニング、日数の延長等により使用バウチャは変動いたします。
クリエ・イルミネートの SharePoint 導入計画サービスについてのお問い合わせはメール、お電話、または当Webのお問い合わせページから可能です。
- E-Mailでのお問い合わせ：service@crie-illuminate.jp
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